Vorlage zur Durchführung einer Dateninventur

Um Verwaltungsdaten als Open Data bereitstellen zu können, muss in einem ersten Schritt erfasst werden welche Daten existieren und in wessen Zuständigkeit diese liegen. Dies ist häufig eine komplexe Aufgabe:

  • Zuständigkeiten zwischen einzelnen Fachabteilungen sind nicht immer eindeutig oder einheitlich in allen Bezirken.
  • Zuständigkeiten zwischen Haupt- und Bezirksverwaltung sind teilweise nicht klar.
  • Daten werden über diverse Wege generiert und gespeichert. Diese können in Fachverfahren, lokalen Datenbanken oder Excel-Listen vorliegen.
  • Diejenigen Stellen die Daten erheben sind nicht zwangsläufig die Stellen, die Zugriff auf die Daten haben. So werden beispielsweise Daten beim Bürgeramt erfasst (z.B. wenn Bürger*innen ihren Wohnsitz ummelden), der Zugriff auf die gesammelten Daten (z.B. wieviele Ummeldungen gab es je Bezirk) wird jedoch an einer anderen Stelle vorgenommen.

Damit Verwaltungen einen Überblick über vorhandene Datensätze und die zuständigen Stellen erhalten und bewahren, sollte eine Dateninventur durchgeführt werden. Zur strukturierten Erfassung einer Dateninventur hat ODIS anhand bestehender Beispiele verschiedener Verwaltungen und anderer Städte eine Vorlage entwickelt, die als Grundlage für die eigene Dateninventur genutzt werden kann.

Die Informationen, die über einen Datensatz geführt werden sollten, lassen sich in drei Hauptblöcke einteilen:

  • Inhaltliche Felder: Metadaten über den Inhalt der Daten
  • Verantwortlichkeit: Zuständige Stellen und Personen auf Hauptverwaltungs- und Bezirksebene
  • Technische Details: Informationen zu Datenbereitstellung und Aktualisierung

In der folgenden Tabelle sind alle Felder im Detail beschrieben. Diese Vorlage kann für räumliche sowie nicht-räumliche Daten benutzt werden. Die hier gezeigten Eintragungen zum Kleingartenbestand in Tempelhof-Schöneberg dienen der Veranschaulichung und stellen ein fiktives Beispiel dar. Die entsprechenden Dateien dieser Vorlage (CSV und Excel) sind am Ende dieser Seite verlinkt.

Dateninventur
Beispiel
Inhaltliche Felder Thema Das übergeordnete Thema des Datensatzes. Geographie und Stadtplanung
Datensatztitel Der Titel des Datensatzes. Kleingartenbestand
Beschreibung Eine kurze Beschreibung des Datensatzes. In der Karte sind alle Kleingartenanlagen auf privaten und landeseigenen Flächen in ihrer Gesamtfläche dargestellt, für die die Bestimmungen des Bundeskleingartengesetzes Anwendung finden.
Räumliche Auflösung (ggf.) Der Bezug des Datensatzes – z.B. PLR, Adresse. Nur für räumlich bezogene Datensätze relevant. Flächengeometrie
Verantwortlichkeit Verantwortlichkeit - Bezirksebene Falls Inventur auf Bezirksebene: Verantwortliche Stelle auf bezirklicher Ebene. BA Tempelhof-Schöneberg Straßen- und Grünflächenamt
Ansprechperson - Bezirksebene Falls Inventur auf Bezirksebene: Konkrete Ansprechperson auf bezirklicher Ebene mit Kontaktinformation. Herr Max Mustermann, max.mustermann@email.de, 030 - 000 000
Verantwortlichkeit - Landesebene Verantwortliche Stelle auf Landesebene. Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz Berlin
Ansprechperson - Landesebene Konkrete Ansprechperson auf Landesebene mit Kontaktinformation. Frau Maria Mustermann, maria.mustermann@email.de, 030 - 111 111
Datenhoheit bei Die Abteilung / Institution die diese Daten bereitstellt. Senatsverwaltung für Umwelt, Verkehr und Klimaschutz Berlin
Technische Details IT-Fachverfahren Falls vorhanden: für diesen Datensatz verwendetes Fachverfahren oder Datenplattform. GRIS (Grünflächeninformationssystem)
Dateiformat Dateiformat, in dem der Datensatz vorliegt. (z.B. Excel, CSV, Shape-File, Access Datenbank, PostgreSQL Datenbank, etc.) WFS, WMS
Verfügbarkeit (intern / veröffentlicht) Ist der Datensatz nur intern verfügbar oder öffentlich zugänglich? veröffentlicht
Aktualisierungsprozess (manuell / automatisiert) Wird der Datensatz automatisch (z.B. automatischer Datenbankexport) oder manuell aktualisiert? manuell
Zuletzt aktualisiert Datum der letzten Aktualisierung 2018-05-23
Aktualisierungsfrequenz Wie häufig wird der Datensatz aktualisiert? jährlich
Ressource Link Falls vorhanden: Link zur Ressource (externe URL oder lokaler Dateipfad) https://fbinter.stadt-berlin.de/fb/index.jsp?loginkey=showMap&mapId=kleing@senstadt
Sonstiges Personenbezug Ist der Datensatz personenbezogen? Nein
Anonymisierbarkeit Falls ein Personenbezug besteht, können die Daten ohne Personenbezug sinnvoll veröffentlicht werden?
Kommentar weitere Anmerkungen
Datum zuletzt bearbeitet Datum der letzten Bearbeitung dieser Metadatenzeile 2019-12-16
Version 1.1

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